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Emploi à la Mairie de Niort

DIRECTION DU SECRETARIAT GENERAL

cadre d'emploi des adjoints administratifs

Posté 2019-07-19

Administration territoriale

1 place Martin Bastard 79000 Niort Nouvelle Aquitaine FR

Temps Complet

Présentation :

Rattachée au Pôle Pilotage Général, la Direction du Secrétariat Général regroupe 8 agents qui exercent trois fonctions :
- le service juridique (conseil, contentieux, procédures de péril) ;
- le secrétariat des instances (conseils municipaux, décisions du Maire, représentations dans les organismes extérieurs et délégation de signatures) ;
- la mission de gestion administrative des ERP communaux.

Missions :

Sous l'autorité de la Directrice du Secrétariat Général, vous assurerez les missions suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES
1/ Assistance aux agents de la direction (50%) :
- Accueil téléphonique ;
- Mise en page, relecture et envoi de courriers ou notes, classement des dossiers ;
- Organisation de réunions : convocations, vérifications salles (conseil municipal, CCSPL,...) ;
- Rédaction de comptes rendus et procès verbaux (conseil municipal, commissions municipales, réunions) ;
- Suivi des listes de contacts du Secrétariat des Instances (création, mise à jour).

2/ Gestion des délégations de signature du Maire aux agents et aux élus (10%) :
- Gestion des tampons (commandes, distribution, tenue du tableau de bord) ;
- Information aux services des absences des élus ;
- Rédaction des arrêtés de délégation.

3/ Enregistrement quotidien du courrier sensible de la collectivité sous le Logiciel Airs Courrier (10%).

4/ Référent(e) finances de la direction (10%) :
- Gestion des factures ;
- rédaction des décisions du Maire.

5/ Référent(e) RH de la direction (5%) :
- Enregistrement des congés ;
- Gestion de la badgeuse ;
- Préparation des ordres de mission et états de frais.

6/ Gestion de la page Intraniort de la direction (10%).

MISSIONS SECONDAIRES :
1/ Référent(e) archives.
2/ Référent(e) fournitures.
3/ référent(e) accueil.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
1/ Les relations fonctionnelles du poste :
- en interne : avec toutes les directions, la Direction Générale, le cabinet du Maire et les élus ;
- en externe : avec la CAN, la Préfecture, les avocats, le tribunal administratif et les usagers.

2/ Horaires variables (38h/semaine).

Profil :

- CAP ou BEP secrétariat apprécié et/ou bonnes connaissances des techniques de secrétariat ;
- Expérience de 3 ans appréciée sur poste similaire;
- Sens de l'accueil, des responsabilités et du service public ;
- Bonne connaissance des institutions locales : organisation, fonctionnement, compétences ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) appréciée ;
- Maîtrise des logiciels métiers (SEDIT RH, SEDIT Finances, Airs courrier, E-temptation) appréciée;
- Discrétion, rigueur, méthode ;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.

Conditions statutaires :

Les agents relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs.
Les agents de catégorie C des autres filières.

Rémunération :

Conditions statutaires - Régime indemnitaire - Prime de vacances - Prestations sociales.

Renseignements :

Auprès de Madame Carole FABRE - Directrice du Secrétariat Général au 05.49.78.74.80 ou par mail : carole.fabre@mairie-niort.fr

Candidature :

Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV détaillé + photo + copie du diplôme et/ou attestation de réussite au concours),avant le
31/08/2019, sous la référence : 19E/C30
Pour les agents de la Fonction Publique Territoriale copie de la dernière situation administrative (grade et échelon).
Pour les candidats reconnus comme travailleurs handicapés, copie de l'attestation de RQTH.

Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
Place Martin Bastard
CS 58755
79027 NIORT cedex
avant le (CACHET DE LA POSTE FAISANT FOI)